Gestión documental basada en tecnologías modernas para el sector administrativo de la Facultad Regional Villa María

Abstract

Este trabajo propone un sistema de gestión documental basado en tecnología de identificación por radio frecuencia (RFID, Radio Frequency Identification). Se adopta como caso de estudio al archivo del área de Administración de la Facultad Regional Villa María de la UTN. El sistema propuesto persigue mejorar las condiciones de seguridad de este archivo, evitando pérdidas/sustracciones de material, así como proveer de acceso controlado y reducir los tiempos de recuperación de expedientes y de control de inventario. Para cumplir los objetivos propuestos se realizó un relevamiento de la situación actual del archivo mediante inspecciones de lugar y encuestas al personal de la Administración, así como del estudio de diferentes estrategias de incorporación de RFID. Como resultado, se propuso una nueva área de archivo para la FRVM que utiliza RFID, con personal dedicado al manejo de los expedientes, que cumple con la normativa de archivos de documentación exigida a los organismos públicos. Se definieron modelos de funcionamiento del archivo utilizando diagramas de flujo que explicitaron las acciones a realizar por el personal en sinergia con la tecnología y lugares físicos. Finalmente, se demostró que la propuesta mejora el sistema de manejo de expedientes en la FRVM y es factible de implementación.