IGEAP sistema integral de gestión de expedientes en la administracion pública.

Abstract

Los procedimientos administrativos en la Administración Pública se encuentran normados bajo la Ley Nacional N° 19.549/72 de Procedimientos Administrativos. En ella, se especifica la reglamentación, plazos, competencias y más sobre los entes del sector público. Pero esta normativa, trasladada a la realidad cotidiana de las instituciones públicas,representa diversos desafíos, circuitos y dificultades, convirtiéndose en un proceso en la mayoría de las veces lento, burocrático y poco ágil. Nuestro proyecto, plantea una herramienta que subsane diferentes aristas que hoy tienen el desarrollo de expedientes o gestión de documentación en la administración del estado. “SIGEAP” es una plataforma en la que, tal como lo dice su nombre, se trata de la gestión integral de expedientes en la administración pública. Este sistema digital, crea el expediente que se quiera gestionar de manera automatizada, ordenada, eficaz y normada. Cada gestión de un expediente en la administración pública sea cual fuere el trámite a realizar, requiere del trabajo integral de varias áreas. Esto conlleva a que la documentación, en la mayoría de los casos, sea en estado físico, utilizando el papel y la tinta como recurso principal. Debido a que esta documentación, como se mencionó antes, es intervenida por diversas áreas, muchas veces, se va generando una demora en el trámite del expediente, lo cual ralentiza el proceso. Como así también, se genera un gasto de los recursos innecesarios, por diversos factores, como errores de impresión, pases, etc. La razón de ser de SIGEAP, es generar el expediente dentro de la plataforma, automatizado, desde su inicio hasta su fin. Es decir, para expedientes de compras o adquisiciones, se podrá iniciar la solicitud partiendo desde un formulario online que deberá ser completado por un operador desde el área solicitante, y autorizado mediante la plataforma por el responsable del área, la cual será remitida inmediatamente al área de administración, y que una vez que sea autorizado por la persona competente, se inicie el proceso de contratación o adquisición correspondiente según indique la ley vigente. Esto permitirá respetar los plazos procesales para cada trámite, ser auditado tanto interna como externamente por los órganos de control como también, una vez finalizado el trámite, se podrá realizar la cancelación del servicio o bienes a través de la plataforma. Una vez finalizado el expediente, se imprimirá, las autoridades competentes lo rubricarán y se guardará la copia física para resguardo en el área de archivo. Asimismo, esta copia quedará en la nube de la plataforma, lo cual también brindará la seguridad de que existe un backup de la documentación. Este sistema, también podrá estar vinculado, a otras plataformas, tales como el Comprar que es el portal nacional de compras y adquisiciones, y realizará las publicaciones automáticas en boletines oficiales y demás portales. Nuestro ámbito de aplicación, podría ser la Universidad Tecnológica Nacional, puntualmente la Facultad Regional Santa Cruz, pero SIGEAP, permitiría conectar las 30 facultades regionales, como así también, vincularla con el ministerio de capital humano y todo organismo registrado en la plataforma.