“Rediseño del proceso de gestión documental en un hospital público argentino según los lineamientos de la norma ISO 9001:2015”

Abstract

La gestión documental en los establecimientos de salud es clave para asegurar la calidad, la seguridad del paciente y la eficiencia operativa. En hospitales públicos de alta complejidad resulta esencial contar con procesos documentales estandarizados, trazables y seguros. En un hospital público de gestión descentralizada de la Provincia de Buenos Aires se identificaron deficiencias significativas en su sistema documental. Entre los principales problemas detectados se encuentran demoras prolongadas en los tiempos de aprobación, errores en la codificación, almacenamiento disperso y falta de centralización. Estas fallas comprometen la disponibilidad oportuna de información vigente y aumentan los riesgos operativos y normativos. Con el objetivo de diseñar una propuesta de mejora del proceso de gestión documental alineada con la Norma ISO 9001:2015, se realizó un diagnóstico integral mediante revisión documental, entrevistas, análisis estadístico y modelado de procesos. Se tomaron como referencia adicional las normas ISO 7101:2023 e ISO 30301:2019. Como resultado, se elaboró una propuesta centrada en la reducción de etapas, la implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), la creación de un repositorio digital centralizado, la implementación de un listado maestro de documentos y la definición de indicadores clave de desempeño. Estas medidas buscan optimizar los circuitos de aprobación, fortalecer la trazabilidad y consolidar una gestión documental eficiente, segura y alineada con estándares de calidad aplicables al sector salud.